L’assemblée générale au sein d’une ACP : qui, quoi, quand, comment ?

En quoi consiste une assemblée générale de copropriété ?

Au sein d’une copropriété, l'assemblée générale ordinaire doit être tenue au moins une fois par an – au cours de la période de 15 jours fixée par le règlement d'ordre intérieur de la copropriété. Lors de cette assemblée générale de l’ACP les copropriétaires se réunissent afin de délibérer et décider sur toutes sortes de sujets liés à la copropriété.

Quelques exemples ci-dessous :

• Faut-il faire des travaux de rénovation ?

• Quel jardinier allons-nous désigner pour l’entretien du jardin commun ?

• Quels sont les membres nommés au conseil de copropriété ?

• L’approbation des comptes annuels

Convocation de l'assemblée générale : qui fait quoi ?

C’est au syndic de copropriété qu’il revient de convoquer annuellement l’assemblée générale ordinaire. De même, il convoquera une assemblée générale extraordinaire chaque fois qu’une décision urgente dans l’intérêt de la copropriété devra être prise. Le syndic est obligé de convoquer une AG (extraordinaire) à la demande d’un ou de plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5ème des quotes-parts dans les parties communes.

Dans certains cas, d’autres parties peuvent prendre l’initiative de convoquer des assemblées générales extraordinaires :

• Les copropriétaires : si le syndic ne donne pas suite à leur requête de convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

• Le conseil de copropriété - le président de la dernière assemblée générale - un ou plusieurs copropriétaires : s'il n'y a pas de syndic parce que le syndic a démissionné ou a été révoqué par l'assemblée générale

• Le juge de paix : à la demande d'un copropriétaire si le syndic ne convoque pas une assemblée générale extraordinaire

Qui peut participer et comment les membres sont-ils invités à l’AG de copropriété ?

La Loi sur la copropriété prévoit que tout propriétaire d'un lot disposant du droit de vote fait partie de l'assemblée générale et peut donc participer aux délibérations.

Tel que mentionné plus haut, c’est au syndic que revient la tâche de convoquer l’assemblée générale. Sur le plan strictement légal, le syndic doit inviter tous les copropriétaires susmentionnés par lettre recommandée au plus tard 15 jours calendrier avant la date de l'assemblée générale. Il est possible de convenir d’autres modalités de convocation de l’assemblée générale, de sorte qu'elle puisse également se faire, par exemple, par voie électronique ou en tenant compte d’un délai de convocation plus long.

Outre le lieu et l'heure de l'assemblée générale, l'invitation précise également les différents points de l’agenda – dénommé ordre du jour – qui seront discutés, ainsi que les modalités pour consulter les documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.

En plus, le syndic doit notifier la date de l'assemblée à toute personne qui occupe l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel (ex : locataire d'un appartement), mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale. Ceci afin que cette personne puisse formuler par écrit ses commentaires concernant les parties communes. Cet avis est affiché à un endroit bien visible dans les parties communes de l'immeuble, par exemple l'entrée (porte), la porte de l'ascenseur, la cage d'escalier,...

Voter pendant l’assemblée générale de copropriété

Comme indiqué ci-dessus, tout copropriétaire peut participer à l'assemblée générale de copropriété, en présentiel ou à distance (via zoom, teams,...) si la convocation le prévoit. Toutefois, le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire dépend des quotités qu’il possède dans les parties communes de la copropriété.

Pour qu'une assemblée générale soit "valable", plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents - ou représentés valablement - au début de l'assemblée et ce pour autant qu'ils possèdent ensemble au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes dans la copropriété.

Il y a toutefois une exception à la règle ci-dessus : si plus de ¾ des quotes-parts dans les parties communes sont représentées dès le début de l’assemblée générale alors la règle concernant les présences est assouplie. Cela concerne essentiellement les immeubles dans lesquels il y a une majorité de garages ou d’emplacements de parking car il n'est pas toujours évident de réunir plus de la moitié des propriétaires à l'assemblée générale.

Si aucun de ces 2 nombres - "quorums" - n'est atteint, une deuxième assemblée générale se réunira après l'expiration d'un délai d'au moins 15 jours pour délibérer. Et cela, indépendamment du nombre de membres présents ou représentés et des quotes-parts qu'ils détiennent dans la copropriété.

La prise de décision « valable » sur le plan juridique dépendra ensuite de critères spécifiques en matière de majorité. Ici, la loi précise le type de majorité à appliquer pour chaque type de décision.

Comment les décisions prises par l'assemblée générale sont-elles consignées ?

Le syndic note dans le procès-verbal les différents points de l’agenda en indiquant les résultats de votes correspondants.

Ce procès-verbal est signé à la fin de l'assemblée générale par le président de l'assemblée générale, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Ce président de séance est désigné parmi les copropriétaires présents à l'assemblée générale de copropriété ; les modalités pour cette élection sont prévues dans le règlement d’ordre intérieur. Le président dirige la réunion en respectant la forme, la procédure, la conduite et l'ordre. Là où le syndic accomplit les tâches de fond pendant l'assemblée générale (notamment : faire signer la liste des présences, vérifier le quorum de présence, recueillir les procurations, expliquer les points à l'ordre du jour, procéder à l'appel nominal pour chaque vote et enregistrer les résultats du vote sous la supervision du secrétaire, calculer les résultats du vote et les communiquer au président, consigner les décisions, etc., l

Le secrétaire est désigné à l'ouverture de la session ; les modalités pratiques de cette désignation sont également prévues dans le règlement intérieur.