De algemene vergadering van een VME: wat, hoe en wanneer?
Sofie Demeulemeester
Legal managerBen je eigenaar van een appartement of bedrijfsverzamelgebouw dat deel uitmaakt van een VME? Dan zul je minstens jaarlijks een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan ‘de algemene vergadering’. Wij geven je graag de belangrijkste zaken m.b.t. deze algemene vergadering mee.
- Wat is een “algemene vergadering”?
- Wie neemt het initiatief tot het bijeenroepen van de algemene vergadering?
- Wie mag deelnemen en hoe wordt iedereen opgeroepen?
- Stemmen tijdens de algemene vergadering
- Hoe worden de beslissing die worden genomen door de algemene vergadering genoteerd?
Wat is een “algemene vergadering”?
Minstens éénmaal per jaar wordt er – tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde 15-daagse periode – in een mede-eigendom een algemene vergadering georganiseerd. Op deze algemene vergadering van de VME komen alle mede-eigenaars samen om te overleggen en allerhande beslissingen te nemen in het kader van deze mede-eigendom.
Enkele voorbeelden hiervan zijn:
Zijn er renovatiewerken noodzakelijk?
Welke tuinman stellen we aan voor het onderhoud van de gemeenschappelijke tuin?
Wie benoemen we als lid van de raad van mede-eigendom?
Goedkeuring van de jaarrekening
Wie neemt het initiatief tot het bijeenroepen van de algemene vergadering?
Zoals hierboven uiteengezet, is de syndicus verplicht om jaarlijks de algemene vergadering bijeen te roepen. Daarnaast kan hij - indien er dringend en in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen - tussentijds ook een bijzondere algemene vergadering organiseren. Tenslotte is de syndicus wettelijk verplicht om een (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen wanneer één of meer mede-eigenaars - die tenminste ⅕ van de aandelen in de gemene delen bezitten, hierom verzoeken.
Het initiatief tot het organiseren van de (bijzondere) algemene vergadering kan in bepaalde gevallen evenwel ook bij andere partijen worden gelegd:
de mede-eigenaars: indien de syndicus geen gevolg geeft aan hun verzoek tot het bijeenroepen van een (bijzondere) algemene vergadering
de raad van mede-eigendom - de voorzitter van de laatste algemene vergadering - één of meer mede-eigenaars: indien er geen syndicus is doordat deze ontslag heeft genomen/deze ontslagen is door de algemene vergadering
de vrederechter: op verzoek van een mede-eigenaar indien de syndicus nalaat om een (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen
Wie mag deelnemen en hoe wordt iedereen opgeroepen?
De Appartementswet bepaalt dat iedere stemgerechtigde eigenaar van een kavel deel uitmaakt van de algemene vergadering en dus kan deelnemen aan de beraadslagingen.
Het is de taak van de syndicus om de algemene vergadering bijeen te roepen. Strikt juridisch gezien moet de syndicus hiertoe alle bovengenoemde mede-eigenaars ten laatste vijftien kalenderdagen voor de datum van de algemene vergadering via aangetekend schrijven uitnodigen. Het is echter mogelijk dat er andere afspraken worden gemaakt over deze wijze van oproeping, zodat deze bijvoorbeeld ook per e-mail kan verlopen of ruimer op voorhand dient te gebeuren.
Naast de plaats en het tijdstip van de algemene vergadering, vermeldt de uitnodiging tevens de verschillende agendapunten – de zogenaamde dagorde – die besproken zullen worden, alsook hoe de documenten over deze geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd.
Daarnaast moet de syndicus aan elke persoon die het gebouw bewoont krachtens een persoonlijk of zakelijk recht (vb.: een huurder van een appartement), maar die in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum van de vergadering meedelen. Dit opdat deze persoon schriftelijk zijn/haar opmerkingen m.b.t. de gemene delen zou kunnen formuleren. Deze mededeling gebeurt door aanplakking op een goed zichtbare plaats in de gemene delen van het gebouw, bijvoorbeeld de inkom(deur), de deur van de lift, de trapzaal...
Stemmen tijdens de algemene vergadering
Zoals hierboven reeds vermeld, mag iedere mede-eigenaar deelnemen aan de algemene vergadering, dit kan zowel fysiek als op afstand (via zoom, teams,...) indien de oproeping daarin voorziet. Het aantal stemmen waarover een mede-eigenaar beschikt is evenwel afhankelijk van zijn specifieke aandeel in de gemeenschappelijke delen.
Om van een ‘geldige’ algemene vergadering te kunnen spreken, moeten meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig – of geldig vertegenwoordigd – zijn bij aanvang van de bijeenkomst. Bovendien moeten zij minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.
Op bovenstaande algemene regel, bestaat één uitzondering: indien er aan het begin van de algemene vergadering meer dan ¾ van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigd zijn, dan geldt de aanwezigheidsvereiste niet. Dit is vooral aan de orde indien er in een complex een meerderheid aan garages of parkeerplaatsen zijn, waardoor het niet evident is om meer dan de helft van de eigenaars naar de algemene vergadering te krijgen.
Indien geen van beide aantallen – ‘quorums’ – wordt bereikt, zal na het verstrijken van een termijn van ten minste 15 dagen een tweede algemene vergadering bijeenkomen die zal beraadslagen. Dit ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en de aandelen van mede-eigendom waarvan ze houder zijn.
Het nemen van ‘rechtsgeldige’ beslissingen wordt vervolgens afhankelijk gemaakt van specifieke meerderheidsvereisten. De wet bepaalt hierbij welke meerderheid gehanteerd moet worden per type beslissing.
Hoe worden de beslissing die worden genomen door de algemene vergadering genoteerd?
Tijdens de algemene vergadering worden de verschillende agendapunten en het daarbijhorende resultaat van de stemming, genoteerd in de notulen door de syndicus.
Deze notulen worden op het einde van de algemene vergadering ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, de secretaris en alle - nog aanwezige - mede-eigenaars of vertegenwoordigers.
Deze voorzitter wordt gekozen onder de op de algemene vergadering aanwezige mede-eigenaars; de concrete afspraken hieromtrent worden voorzien in het reglement van interne orde. Daar waar de syndicus de inhoudelijke taken tijdens de algemene vergadering vervult (nl.: de aanwezigheidslijst laten ondertekenen, het aanwezigheidsquorum nagaan, volmachten verzamelen, de agendapunten toelichten, per stembeurt een naamafroeping houden en de stemresultaten optekenen onder toezicht van de secretaris, de stemresultaten berekenen en de uitslag meedelen aan de voorzitter, de beslissingen notuleren,...), leidt de voorzitter de vergadering naar vorm, procedure, verloop en orde.
De secretaris wordt bij de opening van de zitting aangewezen; de praktische regeling hieromtrent wordt tevens voorzien in het reglement van interne orde.
Gerelateerde video's
Ook interessant om te lezen
Dewaele zoekt voor jou
Een ruim bedrijfspand, een villa in 't groen of een appartement aan zee. Laat ons weten wat je precies zoekt en ontvang als eerste het meest recente (en discrete) aanbod in je mailbox. En dit nog voor het op de vastgoedwebsites wordt gepubliceerd!
Wij maken gebruik van cookies om jouw gebruikservaring op onze website zo optimaal mogelijk te maken. Daarnaast wensen wij tracking- en advertentiecookies te gebruiken om jouw websitebezoek persoonlijker te maken. Ben je benieuwd naar deze gepersonaliseerde advertenties? Klik dan op “Akkoord”(met ons privacybeleid). Lees meer
