Hoe maak ik mijn werknemer enthousiast over een bedrijfsverhuis?

Dit soort veranderingen brengen vaak stress en onzekerheid met zich mee – niet enkel voor jou, maar ook voor je werknemers. Wees je dus bewust van de impact die een verhuis met zich mee kan brengen - en hou volgende tips in het achterhoofd om de positieve gevolgen van de verhuis des te meer te maximaliseren.

1. Laat je werknemers mee nadenken over de indeling van het kantoor

Zo maak je duidelijk dat iedereen evenveel inbreng heeft én geef je de mogelijkheid om een beetje van ieders persoonlijkheid in het nieuwe kantoor te verwerken – binnen de mate van het mogelijke, natuurlijk.

2. Voorzie een degelijke ontspanningsmogelijkheid voor de werknemers

En vraag ook hiervoor om input, want wie weet heeft die ene werknemer wel een geniaal idee! Denk hoe dan ook aan een gezellige eetzaal, een pingpongtafel, een sofa, … Het doel hierbij? De werkplek warmer maken, zodat je werknemers er graag vertoeven.

3. Verhuis in groep en maak er een teambuilding van

Wanneer je moet samenwerken, zorgt dat sowieso voor een hechtere onderlinge sfeer. Zo kan er eens gepraat worden over iets anders dan puur jobgerelateerde zaken en leren je werknemers mekaar kennen op een heel ander niveau. Tip: plan de verhuis in op een weekdag, niet in een weekend!

4. Zorg voor een officiële ‘opening’ van het nieuwe kantoor

En doe dit met de nodige toeters en bellen. Zorg bijvoorbeeld voor enkele bakken bier, wat hapjes en een streep muziek. Zo is de start in het nieuwe kantoor meteen één waar goede herinneringen aan vasthangen.

Zo! Wanneer je deze tips volgt, zal je merken dat je werknemers heel wat minder gestresseerd op het nieuwe kantoor zullen arriveren – en dat de groepssfeer meer dan goed zal zitten. Succes!

In 6 stappen naar een vlotte bedrijfsverhuis

Een nieuwe locatie gevonden voor je bedrijf? Gefeliciteerd! De verhuis lijkt nu misschien nog ver weg, maar je wacht best niet te lang om de grote dag voor te bereiden. Maak je echter geen zorgen: met de tips van fullserviceverhuisdienst Dockx Movers ben je zeker van een stressvrije verhuis en een vlotte start op je nieuwe werkplek.

Zodra de huur of aankoop van je nieuwe kantoor officieel op papier staat, kan de voorbereiding beginnen. Stap 1: check de opzegtermijn van je huidige gebouw en ga na wat er nog allemaal moet gebeuren op je nieuwe plek - gewoon een likje verf of een stevige renovatie?

• Controleer je opzegtermijn
• Welke aanpassingen zijn nog nodig?

6 - 9 maanden vooraf: save the date

Op basis van die opzegtermijn en eventuele renovatiewerken kan je de verhuisdatum in je agenda noteren. Doe dat noteren misschien nog even met potlood, want de exacte verhuisdag is maanden op voorhand moeilijk te voorspellen. Je zal bijvoorbeeld moeten afwegen of je een week- of weekenddag kiest. Als je met je verhuis veel andere bedrijven dreigt te storen, kan een weekenddag veel spanning langs beide kanten vermijden.

Eens de datum geprikt is, licht je best zo snel en duidelijk mogelijk je werknemers in. Doe dat op een positieve manier, zo voelen ze zich meteen betrokken bij de verhuis en zullen ze sneller geneigd zijn om de schouders onder de voorbereidingen te zetten. Vergeet je ook je partners, klanten en leveranciers niet te vertellen wanneer je adres wijzigt? Dit is meteen ook een ideaal moment om je contract met leveranciers te heronderhandelen.

• Prik zo snel mogelijk de verhuisdatum
• Weekdag of weekend?
• Breng alle werknemers op de hoogte
• Stel een realistische verhuisplanning op
• Licht je partners, leveranciers etc in.

3 maanden vooraf: goed begonnen is half gewonnen

Een duidelijke planning (met een strakke timing) van de verhuisdag bespaart je heel wat gedoe wanneer de verhuisploeg klaar staat. Welke afdeling is eerst aan de beurt, wat moet mee in de verhuiswagen en wat heb je eigenlijk niet meer nodig op je nieuwe plek? Een archief kan je bijvoorbeeld perfect op een externe locatie onderbrengen.

Wie moet allemaal op de hoogte zijn van je adreswijziging?

• Gemeentelijke diensten
• Sociale zekerheid
• Elektriciteitsleverancier
• Gasmaatschappij
• Watermaatschappij
• Telefoon- en internetprovider
• De Post
• Abonnementsdiensten van kranten, tijdschriften,…
• Federaties en beroepsorganisaties
• Klanten en partners
• De bank
• Alle leveranciers

Voorzie voldoende afvalcontainers, want er is geen beter moment voor een grote kuis dan een verhuis! Let wel op met confidentiële documenten: die haal je best eerst door een versnipperaar.

• Stel een gedetailleerde timing op
• Welke spullen heb je niet meer nodig?

2 maanden vooraf: wat heb je zoal nodig?

Met een duidelijk plan in de hand kan je beter inschatten wat je allemaal gaat nodig hebben: het aantal verhuisdozen, de grootte van de verhuiswagens (en de vrije parkeerruimte), een eventuele verhuislift en niet te vergeten: het aantal helpende handen.

Vergeet ook niet dat er heel wat meubels, bureaus en kasten gedemonteerd zullen moeten worden (met het juiste gereedschap!). Een archiefkast ontmantelen wil je heus niet doen met een ongeduldig verhuisteam dat op je vingers staat te zien.

• Plan eventueel een coördinatievergadering met alle verantwoordelijken in
• Wat (en wie) heb je allemaal nodig op de verhuisdag?
• Reserveer parkeerruimte op beide locaties
• Nummer of label verhuisdozen
• Voorzie gereedschap om meubels te (de)monteren
• Verdeel het team in sterke en handige helpers
• Heb je een tijdelijke opslagplaats nodig?

Safety first, ook digitaal

Hoe voorzichtig je ook bent, de kans bestaat dat er tijdens het verhuisproces iets beschadigd raakt. Beschermingsmateriaal is daarom geen overbodige luxe, zo voorkom je krassen op kostbare meubels of andere voorwerpen. Ben je er nog niet gerust op? Neem dan een verhuisverzekering.

• Selecteer de meest waardevolle spullen
• Voorzie beschermend materiaal
• Neem een verhuisverzekering

En er is natuurlijk ook zoiets als digitale bescherming. Maak voor je verhuis de nodige back-ups van de belangrijkste zaken op de bedrijfscomputers, zodat je zeker geen cruciale bestanden of data verliest. Voor de installatie van servers en andere IT-gerelateerde zaken doe je trouwens best een beroep op professionals. Zo kan je op je nieuwe locatie meteen uit de startblokken.

• Welke computerbestanden zijn kostbaar?
• Betrek de IT-afdeling bij de verhuis
• Contacteer eventueel een externe IT partner
• Voorzie genoeg tijd voor IT-installatie

1 maand vooraf: less is more

Niemand staat te popelen om een bureau op te tillen dat nog gevuld is met dossiers, notitieblokken of een geheime snoepvoorraad. Maak de boel dus op tijd leeg en bewaar alles in een gepaste doos: kartonnen dozen voor losse spullen, plastic bakken voor zware mappen en stapels papier.

• Maak iedere kast en lade leeg
• Voorzie plastic en kartonnen dozen
• Kleef dozen onderaan stevig dicht
• Plaats volle dozen alvast opzij
• Houd kabels bij het juiste toestel
• Is de schoonmaak van je oude kantoor geregeld?

De dag zelf: behoud het overzicht

Stel op de dag zelf iemand aan die per locatie de coördinatie voor zijn of haar rekening neemt. Deze persoon behoudt het overzicht en is ook meteen het aanspreekpunt voor het verhuisteam. Zijn er speciale dingen waar de verhuizers rekening mee moeten houden? Geef ze dan zo vroeg mogelijk door. Belangrijke dingen om tijdens het verhuizen op te letten zijn het vrijhouden van gangen, liften en in- en uitgangen. Een verhuizer die met een dure bureaulamp in de handen over een doos struikelt, kun je immers missen als kiespijn.

• Kom op tijd
• Stel een aanspreekpunt aan
• Houd gangen, in- en uitgangen en liften vrij
• Check nadien op eventuele verhuisschade
• Stel jezelf voor bij de buren

Met deze tips ben je klaar om er een snelle en zorgeloze verhuis van te maken. Last but not least nog één ding: verken je nieuwe buurt!