Syndicus

Het is belangrijk dat binnen een mede-eigendom alle verplichtingen en afspraken tussen de mede-eigenaars op papier staan. Zo kent iedereen zijn rechten en plichten binnen het gebouw. Hiervoor zijn er drie essentiële documenten: de basisakte, het reglement van mede-eigendom (samen: de statuten) en het reglement van interne orde.

Het reglement van mede-eigendom is een onderdeel van de statuten van het appartementsgebouw of bedrijfsverzamelgebouw en wordt samen met de basisakte opgesteld door de notaris. Dit reglement bepaalt de voornaamste spelregels voor de mede-eigenaars, dit zowel in hun onderlinge relaties als in hun relatie t.o.v. de VME.

De syndicus staat in voor het beheer en de vertegenwoordiging van een mede-eigendom (bijvoorbeeld een appartementsgebouw). Dit beheer heeft louter betrekking op de gemeenschappelijke delen van het gebouw (bijvoorbeeld: lift, gevel, dak, gang, tuin, enz.). Concreet is het de taak van de syndicus om het samenleven in de mede-eigendom correct en vlot te laten verlopen en zorgt de syndicus ervoor dat de beslissingen m.b.t. de gemene delen niet aan de willekeur van de individuele eigenaars overgelaten worden.

De vereniging van mede-eigenaars – of VME – is een rechtspersoon waarin alle individuele mede-eigenaars van een bepaald gebouw of groep van gebouwen automatisch verenigd zijn en vertegenwoordigd worden. De enige toegelaten activiteit – en daardoor ook meteen het doel van de VME – is het beheer en het behoud van dit gebouw of deze groep van gebouwen.

Deze VME ontstaat in principe automatisch van zodra er twee of meer onderscheiden eigenaars van panden in het gebouw zijn en er bijgevolg sprake is van een mede-eigendom waarop het Appartementsrecht van toepassing is.

Minstens éénmaal per jaar wordt er – tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde 15-daagse periode – in een mede-eigendom een algemene vergadering georganiseerd. Op deze algemene vergadering van de VME komen alle mede-eigenaars samen om te overleggen en allerhande beslissingen te nemen in het kader van deze mede-eigendom.

De notulen – ook wel het proces-verbaal van de algemene vergadering genoemd – worden opgesteld door de syndicus en zijn eigenlijk een samenvatting van de beslissingen die genomen werden op de algemene vergadering. Gelet op het grote belang van deze notulen, zijn er enkele formaliteiten aan verbonden.

In de notulen moeten volgende zaken verplicht worden opgenomen:

• plaats, datum en uur van de aanvang van de algemene vergadering en het uur van afsluiten

• de vaststelling dat de algemene vergadering voldoet aan het wettelijk aanwezigheidsquorum

• de naam van de voorzitter van de algemene vergadering en de secretaris

• de agenda (= de dagorde) van de algemene vergadering

• de tekst van elk agendapunt waarover gestemd wordt

• de nauwkeurige stemuitslag per agendapunt met daarbij de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of die zich hebben onthouden.

Het samenleven in een mede-eigendom verloopt niet altijd van een leien dakje. Het gebeurt wel eens dat er discussie ontstaat tussen de mede-eigenaars met betrekking tot het beheer van de gemeenschappelijke delen. Om het beheer van deze gemeenschappelijke delen in goede banen te leiden, werd de wet op de gedwongen mede-eigendom ingevoerd. Deze regelgeving onderging inmiddels ook een aantal ingrijpende wijzigingen die voor het laatst gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad op maandag 2 juli 2018 en vervolgens in werking traden op 1 januari 2019. Wij zetten de belangrijkste graag op een rijtje.

Een blokpolis is de (brand)verzekering die wordt afgesloten voor een volledig appartementsgebouw. Dit betekent dat niet alleen de gemeenschappelijke delen verzekerd zijn, maar ook de private delen.

De syndicus sluit de blokpolis af in naam van de mede-eigenaars. Het zijn dan ook de mede-eigenaars of verhuurders die instaan voor het betalen van die kost. Hoeveel dat voor elke mede-eigenaar bedraagt, is afhankelijk van zijn aandeel in het gebouw.

De huurder van een appartement betaalt dus geen blokpolis kosten.

Het financieel beheer van een gebouw in mede-eigendom is van belang om een gebouw gezond te houden, vandaag en in de toekomst. Onze experts in financieel beheer nemen hiervoor de volgende taken op zich:

• De boekhouding van de residentie is volledig gebaseerd op het principe van dubbele boekhouding volgens het Europese rekeningstelsel. Mede-eigenaars worden beschouwd als “klanten”, toeleveringsbedrijven als “leveranciers”. Dit uniforme systeem biedt je een correct en duidelijk overzicht op de financiële verwerking van jouw gebouw.
  
• Zoals voorgeschreven in de statuten van de gebouwen, werken wij volgens het systeem van verdeelsleutels. Dit wil zeggen dat wij automatisch de opsplitsing maken in de verdeling van verschillende onkostenposten.
• Op elk ogenblik kunnen we een rekenkundige balans afdrukken met daarop de nog te ontvangen provisies, de nog te betalen leveranciers, standen van de bankrekening, vermogen van de residentie en kosten per rekeningnummer.
• Op jouw verzoek maken wij een grafische vergelijking tussen de verschillende boekjaren. Op die manier kunnen de mede-eigenaars de financiële evolutie van de kosten in de mede-eigendom van dichtbij volgen.
• Wij zijn in staat regelmatig een budgetvergelijking voor te leggen; hierbij vergelijken wij het effectief betaalde bedrag met het vooropgestelde. Zo kunnen wij bij onregelmatigheden tijdig ingrijpen.
• Na verifiëring van de uitgevoerde werken, worden ingebrachte facturen exact op de vervaldag betaald via rechtstreekse verbinding met de bank. De residentie-gelden blijven aldus zo lang mogelijk op de rekening staan, zonder daarentegen kans te lopen op verwijlintresten van leveranciers.
• Provisie- en afrekeningsbetalingen door eigenaars worden dagelijks afgepunt via de verbinding met het “real-time saldo” van de bank. Nalatige eigenaars worden strikt opgevolgd om eventuele “grote achterstallen” te voorkomen. Alle intresten zijn steeds ten voordele van de mede-eigendom.
• De afrekeningen aan de eigenaars zijn overzichtelijk en volgens een uniform systeem.
• Bij verkoop van een appartement worden de afrekeningen tussen de oude en de nieuwe eigenaar gesplitst op datum van de hypothecaire akte.
• De goedgekeurde afrekeningen van de elkaar opvolgende boekjaren kunnen steeds geraadpleegd worden via onze website met voor iedere eigenaar een unieke logincode die hem de toegang verschaft tot de documenten met betrekking tot het kavel waarvan hij eigenaar is.

Het technisch beheer van de gebouwen in mede-eigendom is van groot belang voor het comfort van alle bewoners en eigenaars. Dit zijn enkele taken die bij het technisch beheer horen:

• Controle en onderhoud van betonconstructies en stabiliteit
• Oplossen van betonrot
• Controle en onderhoud van daken en dichtingen
• Oplossen van waterinfiltraties, condensatieproblemen
• Controle en onderhoud van elektrische installaties, noodverlichting, liften, centrale verwarming, pompen en toebehoren, parlofonie
• Zwembadcontroles
• Brandbeveiliging
• Controle, onderhoud en herstellen van ramen en deuren, automatische poorten
• Schilderwerken
• Controle en onderhoud van riolering
• Coördinatie en uitvoeren van renovatiewerken

Het administratief beheer van een gebouw in mede-eigendom kan als volgt omschreven worden:

• Het beknopt noteren van de basisgegevens van het gebouw, conform met de basisakte.
• De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars bij de onderschrijving van de contracten.
• De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden, o.a. ook rechtsgeschillen ten opzichte van derden of ten opzichte van de mede-eigenaars zelf.
• Secretariaat en briefwisseling.
• De mogelijkheid om op ieder moment een eigenaarslijst te kunnen afdrukken.
• Het bijhouden van alle gegevens per eigenaar.
• Het afleveren van gevraagde attesten.
• Het afleveren van de schuldenstaat, in opdracht van de notaris, bij verkoop van een appartement.
• Organiseren van algemene vergaderingen en beheerraadvergaderingen.
• Opmaken en verzenden van notulen en verslagen.
• Opstellen van contracten met leveranciers en aannemers.
• Aanvullen van de documenten, cf. de wet op de mede-eigendom.
• Strikt opvolgen van gerechtsdossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.
• Ook alle officiële administratieve documenten kunnen via de website met de unieke logincode per eigenaar worden bekeken.